Sebuah studi baru-baru ini oleh McKinsey Global Institute menemukan bahwa pekerja pengetahuan rata-rata menghabiskan 28 persen dari minggu kerja baik menulis, membaca atau menanggapi email. Anda mungkin tahu beberapa rekan yang menghabiskan lebih dari setengah setiap hari berurusan dengan masuknya tersebut.
Sebuah volume tinggi email dapat membuat Anda merasa kewalahan dan overload. Dan inbox berantakan adalah pembunuh produktivitas besar. Ikuti 9 langkah untuk menjinakkan serangan sehari-hari. Percayalah, Anda dapat melakukan hal ini!
Kemudian, Anda dapat menghabiskan beberapa jam seminggu tidak terpaku ke layar bercahaya - atau mungkin terpaku ke layar menyala untuk alasan yang lebih menghibur.
1. Kirim email kurang
Terdengar jelas, tetapi email yang Anda kirim, semakin Anda akan mendapatkan. Carilah kesempatan untuk menggunakan bentuk lain dari komunikasi yang memotong bawah pada kebisingan.
Bisakah IM cepat chatting, panggilan telepon atau berjalan menyusuri lorong menjawab pertanyaan Anda atau mengatasi masalah tersebut? Face-to-face komunikasi yang lebih baik ketika Anda harus membuat titik atau debat yang harus mengambil arah. Ini juga satu-satunya pilihan ketika subjek yang sensitif. Dengan bahasa tubuh, ada sedikit kesempatan bahwa nada Anda akan disalahartikan.
Ini juga merupakan ide yang baik untuk memanggil rapat dadakan jika terlihat seperti Anda sedang menuju untuk percakapan tiga-atau empat-arah email membingungkan. Chatting, di sisi lain, baik ketika hanya beberapa kata akan lakukan.
2. Kirim email yang lebih baik
Kunci pertama ke email yang lebih baik adalah kerajinan gelar Subyek menarik. Dalam tubuh pesan Anda, menjadi jelas dan ringkas. Mengantisipasi pertanyaan penerima.
Jika Anda sering mendapatkan tanggapan email yang dimulai dengan "Untuk memperjelas ..." itu adalah petunjuk Anda tidak menulis dengan jelas atau termasuk informasi yang cukup.
Ingatlah bahwa orang-orang memindai ketimbang membaca email. Menarik perhatian terhadap ide-ide penting dengan cetak tebal. Gunakan judul, sub-judul dan daftar. Jangan mengirim blok panjang teks abu-abu. Email dimaksudkan untuk menjadi singkat dan punchy.
Dan apa pun yang Anda lakukan, jangan lupa pentingnya sikap yang tepat. Saya membuat video untuk membantu Anda memoles etiket email Anda. Perhatikan sekarang http://www.tvkim.com/watch/716/kim-on-komand-email-etiquette. Dan itu adalah ide bagus untuk mengirimkannya kepada orang lain yang mungkin perlu sedikit pengingat.
3. Buat template untuk menghemat waktu
Apakah banyak pesan yang Anda kirim ke klien dan kolega serupa di alam? Buat template. Mereka akan menghemat banyak waktu daripada memulai dari awal. Template dapat disesuaikan dengan cepat sehingga mereka tidak membaca seperti surat formulir impersonal. Anda dapat memanggil yang tepat dengan keystroke tunggal.
4. Berhenti berlangganan
Selama bertahun-tahun, Anda mungkin pernah mendaftar untuk menerima banyak e-mail ledakan dari perusahaan Anda bahkan tidak melakukan bisnis dengan lagi. Berhenti berlangganan dari mereka.
Mempertimbangkan untuk menonaktifkan notifikasi email dari LinkedIn, Twitter dan Facebook. Periksa situs tersebut pada jadwal Anda sendiri. Saya menduga Anda akan menemukan Anda tidak benar-benar kehilangan ping konstan.
Berita yang lebih penting bagi sebagian orang daripada yang lain. Jika banyak buletin berita menumpuk di kotak masuk Anda selama sehari, mulai menggunakan aplikasi pembaca RSS.
5. Mengotomatisasikan
Setiap program email utama memungkinkan pengguna untuk mengatur filter dan aturan yang dapat memberikan label prioritas masuk pesan dan warna, kemudian mengalihkannya ke folder selain kotak masuk Anda.
Misalnya, Anda dapat rute email yang berisi nama bos Anda 'atau domain dari klien penting ke folder ditandai Urgent. Saluran pesan rutin ke Baca Kemudian folder.
6. Proses email massal dan mengambil tindakan
Cobalah untuk menghindari pesan memeriksa ketika mereka datang atau pada saat Anda tidak punya waktu untuk menulis dan mengirim balasan.
Sebaliknya, memproses email selama 5-10 menit setiap jam. Percobaan dan belajar apa yang terbaik untuk Anda. Tapi cobalah untuk memotong kembali. Jika Anda bisa tahan, membatasi pembersihan email untuk dua kali sehari. Kemudian cek hanya baru dibuat "mendesak" folder per jam (lihat langkah 5, di atas.)
Selama sisa non-mendesak email Anda, itu wajar untuk merespon dalam beberapa jam. Anda tidak akan menyinggung orang-orang itu jika Anda tidak segera menjawab.
7. Matikan pemberitahuan email
Ini lebih mengganggu daripada yang Anda sadari dan itu membuat segalanya tampak jauh lebih mendesak daripada itu.
8. Berhenti berpikir dari kotak masuk Anda sebagai sistem penyimpanan
Ini adalah sistem pengiriman. Membaca dan menanggapi, kemudian menghapus atau arsip. Ini akan membantu Anda berhenti menghadapi dan kembali membaca pesan yang sama dan serupa berulang kali.
9. Membagi pesan dari tugas
Banyak email adalah tugas yang menyamar. Dapatkan tugas dan tugas keluar dari kotak masuk dan ke to-do list Anda di mana mereka berada. Ada banyak aplikasi mobile, solusi berbasis web dan utilitas komputer desktop yang akan membantu Anda membuat dan mengelola, untuk melakukan daftar.
Semoga bermanfaat.
Baca selengkapnya: http://www.foxnews.com/tech/2012/09/09/simple-steps-to-get-your-email-under-control/ # ixzz261g4DmXr
0 komentar:
Posting Komentar